Ondernemers hanteren vaak een set algemene voorwaarden. Ze bestaan in verschillende varianten. De één verwijst naar inkoopvoorwaarden, de ander naar leveringsvoorwaarden en weer iemand anders naar branchevoorwaarden. Het is de basis van een bedrijf.
Echter, als je je algemene voorwaarden niet goed gebruikt, dan heb je er niets aan. Je loopt dan het risico dat ze niet van toepassing zijn. Hoe je ze wel op een juiste manier gebruikt, lees je hieronder.
Het belang van algemene voorwaarden
Eerst is het van belang om te weten waarom je algemene voorwaarden zou moeten hanteren voor jouw bedrijf. De belangrijkste reden is dat het het ondernemen simpeler maakt. Je hoeft niet steeds dezelfde afspraken opnieuw te maken. De specifieke afspraken (kernbedingen) spreek je af in de offerte. Dat scheelt tijd.
Naast dat het het ondernemen simpel maakt, dekt het ook de risico’s die je mogelijk loopt. Je neemt namelijk in de algemene voorwaarden iets op over aansprakelijkheid, leveringsvoorwaarden, betalingsvoorwaarden, enzovoort. Dit is voor ieder bedrijf anders en het is dan ook te adviseren dat je ze op maat laat maken voor jouw onderneming.
Het van toepassing verklaren
Als je je set algemene voorwaarden hebt laten opstellen door een jurist dan is het belangrijk dat je ze van toepassing verklaart. Een overeenkomst komt tot stand door aanbod en aanvaarding. De algemene voorwaarden moeten van toepassing worden verklaard voordat de overeenkomst tot stand komt. Dit doe je dus op tijd bij het sturen van je offerte of opdrachtbevestiging. Je kan deze zin toevoegen op je offertes:
“De algemene voorwaarden zijn van toepassing op de werkzaamheden.”
Het aanvaarden van de algemene voorwaarden
Het van toepassing verklaren van je algemene voorwaarden op de factuur of nadat je het akkoord op de offerte of de opdrachtbevestiging hebt gekregen is dus te laat. Na het van toepassing verklaren van je algemene voorwaarden op de offerte of opdrachtbevestiging volgt namelijk het aanvaarden van de algemene voorwaarden door de klant. Deze aanvaarding kan uitdrukkelijk of stilzwijgend plaatsvinden.
De informatieplicht
Voordat de klant het aanbod aanvaardt, is het dus wel zo handig dat de klant ook een redelijke mogelijkheid heeft gehad om kennis te nemen van de algemene voorwaarden. Dit moet voorafgaand of tijdens het sluiten van de overeenkomst. Niet erna.
Het ter hand stellen
De redelijke mogelijkheid om kennis te nemen van de algemene voorwaarden biedt je door het ter hand te stellen van de algemene voorwaarden. Als de overeenkomst digitaal tot stand komt is de simpelste manier is om ze meteen mee te sturen met je offerte of opdrachtbevestiging. Let wel dat de klant ze moet kunnen opslaan.
Wanneer je de offerte of opdrachtbevestiging niet digitaal stuurt dan kun je ze op papier meegeven op of op de achterkant van de offerte of opdrachtbevestiging drukken. Eventueel kun je ze na toestemming van de klant digitaal toesturen aan de klant.
Uitzondering dienstverleners
Voor dienstverleners wordt een uitzondering gemaakt op de ter hand stelling van de algemene voorwaarden. Een dienstverlener mag ook verwijzen naar de URL op de website. Zorg ervoor dat de klant de algemene voorwaarden dan nog steeds kan opslaan.
Hulp nodig?
Je moet je algemene voorwaarden dus op de juiste manier gebruiken, anders zijn ze niet van toepassing en vormen ze een risico voor jouw bedrijf. Zeker weten of je het goed doet? Neem dan eens contact op.
