Laten we eerlijk wezen: wie leest nou de algemene voorwaarden van een bedrijf? Ook wel “de kleine lettertjes”. Ze zijn niet verplicht om te hebben als ondernemer maar algemene voorwaarden laten opstellen door een jurist is wel een aanrader. Het maakt het contracteren met klanten gemakkelijker want je hoeft niet steeds opnieuw te onderhandelen over basisafspraken. Scheelt je weer tijd.
Met algemene voorwaarden kun je bijvoorbeeld je aansprakelijkheid beperken maar ook afspraken maken over betalings- en leveringstermijnen. Dit kan dus voor ieder bedrijf anders zijn. Zorg er dan ook voor dat jouw algemene voorwaarden passend zijn bij jouw bedrijf.
Neem contact op
Algemene voorwaarden laten maken of zelf knippen en plakken
Let op met het gebruik van standaard branchevoorwaarden of het overnemen van algemene voorwaarden van het internet. En hiermee bedoel ik ook die digitale generators waar tegenwoordig zo een set algemene voorwaarden, een privacyverklaring, disclaimer of cookie-verklaring uitrolt. Ieder bedrijf is immers anders. Ondernemen is onzekerheid, houd dan in ieder geval grip op de dingen die wel zekerheid bieden en laat je algemene voorwaarden en andere juridische documenten op maat voor jouw bedrijf opstellen.
Verder zijn algemene voorwaarden beschermd door het auteursrecht. Dit betekent dat je ze niet zonder de toestemming van de maker mag overnemen. Doe je dit wel dan kan de maker je verzoeken het gebruik van de algemene voorwaarden te stoppen en schadevergoeding te betalen. En laten we eerlijk wezen? Als je als ondernemer hebt geïnvesteerd in goede algemene voorwaarden dan zie je niet graag dat een ander ermee aan de haal gaat.
Daarnaast kost het je onnodig veel tijd om de algemene voorwaarden van anderen over te nemen en te verbouwen. Dan nog niet te spreken over de inhoud (juristen gaan niet voor niets jaren naar school om het vak te leren). Investeer in die goede basis voor je bedrijf en steek jouw eigen kostbare tijd in de dingen waar jij goed in bent.
Algemene voorwaarden laten opstellen door een jurist
Een jurist kan je helpen met het opstellen van de algemene voorwaarden voor jouw bedrijf. Een jurist heeft zo gezien welke eisen belangrijk zijn voor jouw bedrijf en of deze volledig gedekt zijn. Denk bijvoorbeeld aan bepaalde eisen voor jouw branche, werk je enkel voor ondernemers of particulieren? Consumenten worden immers in grotere mate beschermd door de wet.
Laat je algemene voorwaarden daarnaast ook tijdig updaten of nakijken door een jurist. Wetgeving verandert vaak. Een juridische procedure omdat je algemene voorwaarden niet goed waren opgesteld, niet waren geupdate of niet bij jouw bedrijf passen, kost je meer geld!
Een beroep doen op je algemene voorwaarden
Komt een klant de gemaakte afspraken niet na? Dan kun je terugvallen op je algemene voorwaarden, mits ze juist zijn opgesteld. Het kan namelijk voorkomen dat een rechter van mening is dat een bepaling in de algemene voorwaarden zo onredelijk is dat hij de betreffende bepaling vernietigt. Laat het opstellen van je algemene voorwaarden dan ook altijd over aan een jurist. Deze zal namelijk rekening houden met de wet. Daarin zijn onder andere de grijze en zwarte lijst opgenomen.
Op de grijze lijst staan bedingen die worden vermoed onredelijk bezwarend te zijn jegens consumenten. Op de zwarte lijst staan bedingen die per definitie onredelijk bezwarend zijn.
Kernbedingen in algemene voorwaarden opnemen
De jurist zal ook voorkomen dat er kernbedingen in je algemene voorwaarden staan. Maar wat zijn dan kernbedingen?
Een kernbeding geeft de kern van een prestatie weer. Denk aan de afgesproken prijs, het goed wat je koopt, de hoeveelheid die je koopt of hoe lang iets duurt. Kernbedingen zijn dus zo belangrijk dat zonder die afspraken de overeenkomst niet tot stand komt.
Het is belangrijk onderscheid te maken in kernbedingen en algemene voorwaarden. Kernbedingen mogen namelijk niet in je algemene voorwaarden worden opgenomen. Deze kom je specifiek overeen met een klant. Algemene voorwaarden zijn bedingen die in een aantal overeenkomsten kunnen worden opgenomen. Ze kunnen dus vaker van toepassing zijn en worden hergebruikt. De bedoeling van algemene voorwaarden is juist herhaling. Zo hoef je niet steeds dezelfde afspraken opnieuw te maken. Maar dit mag dus niet met kernbedingen!
Gebruik van algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden zijn dus nuttig. Maar hier kleeft wel “een maar” aan. Ze zijn namelijk enkel nuttig als ze dus juist zijn opgesteld maar ook moet je ze op de juiste wijze gebruiken.
Van belang is dat je je algemene voorwaarden van toepassing verklaart. Dit kan voor of tijdens het sluiten van de overeenkomst met de klant. Dus niet erna bij bijvoorbeeld de facturatie!
De klant moet daarnaast ook de kans krijgen de algemene voorwaarden in te zien. Dit wordt ook wel ter hand stellen genoemd. Mocht je in een juridische procedure terecht komen dan moet jij immers bewijzen dat de klant kennis heeft kunnen nemen van de algemene voorwaarden en deze heeft aanvaard. De algemene voorwaarden per e-mail toesturen en vervolgens een handtekening van de klant onder jouw algemene voorwaarden is dus de safe way!
Boek gratis legalcheckBattle of forms
Maar wat nou als beide partijen hun algemene voorwaarden van toepassing verklaren? Dan spreek je over een battle of forms (klinkt voor een niet-jurist vast spannender dan het is…). Dit houdt dus in dat er onenigheid is tussen partijen over welke algemene voorwaarden van toepassing zijn op een overeenkomst. Dit komt voor op moment dat twee bedrijven een overeenkomst sluiten en allebei verwijzen naar hun eigen algemene voorwaarden en deze ook van toepassing verklaren.
Bijvoorbeeld: de verkopende partij verwijst in zijn offerte naar zijn algemene voorwaarden en verklaart deze van toepassing. Vervolgens verwijst de kopende partij in zijn akkoord op de opdracht naar zijn eigen algemene voorwaarden en verklaart deze van toepassing. Op dat moment ontstaat er een battle of forms.
In Nederland geldt de first shot rule. Degene die als eerste naar zijn algemene voorwaarden verwijst, heeft de first shot, en die algemene voorwaarden zijn dan van toepassing op de overeenkomst. De first shot rule geldt niet op moment de andere partij de toepasselijkheid van deze algemene voorwaarden uitdrukkelijk heeft afgewezen.
Dus de kopende partij moet dan bij het bevestigen van de opdracht de algemene voorwaarden van de verkopende partij van de hand wijzen en zijn eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaren.
Ben je internationaal aan het contracteren? Let er dan op dat de first shot rule niet van toepassing is. In Duitsland geldt bijvoorbeeld de knock out rule. Dit houdt in dat er toch een overeenkomst tot stand komt en de tegenstrijdige algemene voorwaarden niet van toepassing zijn. Slechts de overige algemene voorwaarden gelden dan. Er zijn ook landen waar het niet duidelijk is wat de regels zijn en indien je een koopovereenkomst sluit dan kan het zo zijn dat het Weens Koopverdrag van toepassing is en dan geldt de last shot rule.
Algemene voorwaarden zijn de basis van je onderneming
Veel ondernemers slaan het juridische gedeelte van ondernemen graag over. Zonder de juiste kennis kan het ingewikkeld zijn en als je het dan ook nog eens uitbesteedt aan een jurist die met veel moeilijke woorden praat en een hoog tarief rekent dan begrijp ik dat je je geld liever in andere dingen steekt. Maar kijk er eens anders naar. Je bouwt toch ook geen huis zonder fundering?
Als ondernemer is het dus van groot belang een goede set algemene voorwaarden te hanteren! Ook als je al enige tijd aan het ondernemen bent is het verstandig je juridische documenten regelmatig te laten controleren en te laten opfrissen. Laat je algemene voorwaarden mee veranderen met je bedrijfsvoering. Een bedrijf zonder stevige juridische basis is als een huis zonder fundering.
Alhoewel het inschakelen van een jurist misschien een onnodige (dure) investering lijkt, bespaart een goede juridische basis je veel hoofdpijn, zorgen en wellicht ook (leer)geld.
Verplichte documenten
Ik kan me voorstellen dat het aantal wetten en regels waarmee je te maken krijgt als (startend) ondernemer best overweldigend kan zijn. Algemene voorwaarden laten schrijven door een jurist zorgt voor rust bij veel ondernemers. Een jurist kan je helpen bij het kiezen van de juiste rechtsvorm, het opstellen van contracten, algemene voorwaarden en het beschermen van je intellectueel eigendom.
Sommige juridische documenten zijn zelfs verplicht om te hebben! Denk aan een privacyverklaring of cookieverklaring. Wil je een privacyverklaring laten maken? Klik op de link of neem contact met me op.
